[Remote] Office Manager (m/w/d)

Note: The job is a remote job and is open to candidates in USA. Finlex is a technology-driven specialist broker offering simplicity and security in complex insurance areas. As an Office Manager, you will be responsible for ensuring the smooth operation of office activities, supporting management and teams in administrative tasks, and coordinating various office functions.

Responsibilities

• Du übernimmst die Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation und -verwaltung. Dazu zählen die Organisation von Wartungen und Reparaturen, das Instandhalten der Räumlichkeiten, Vorbereitung von Meeting-Räumen, Verwaltung von Office-Versicherungen, Steuerung und Verwaltung der Post etc
• Du kümmerst dich um die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Equipment, etc
• Du organisierst und buchst Geschäftsreisen für unsere Mitarbeiter gemäß unserer Travel Policy und stehst ihnen bei Problemen und Rückfragen zur Verfügung
• Du begleitest neue Kollegen beim Eintritt ins Unternehmen und sorgst für einen professionellen Austritt. Dazu gehört die Einrichtung des Equipments gemeinsam mit unserem Dienstleister, die Übergabe des Equipments und das Halten von Onboarding Sessions zur Einführung in unsere Office IT
• Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, sowohl online als auch in Präsenz
• Du koordinierst und steuerst unsere externen Partner im Bereich IT-Infrastruktur, Cyber Security, Reinigung, Facility Management etc. und stehst ihnen als interner Ansprechpartner zur Verfügung
• Du behältst den Überblick über unsere Software- und Systemlizenzen und stellst eine kosteneffiziente Zuordnung sicher
• Du sorgst dafür, dass unsere Arbeitsplätze sicher und regelkonform sind
• Du unterstützt bei der Verwaltung und Betreuung unseres Fuhrparks. Dies beinhaltet die Kommunikation mit unseren Leasinganbietern, Fahrzeugübergaben, etc
• Als verlässlicher und serviceorientierter Ansprechpartner stehst Du unseren Mitarbeitern bei allen Belangen zur Seite, die deinen Aufgabenbereich betreffen, wie zum Beispiel der Verteilung von Officematerial und -ausstattung, Bestellungen, etc

Skills

• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise in Kombination mit einer lückenlosen Verlässlichkeit
• Sehr hohes Maß an Ownership und Eigenverantwortung
• Organisationstalent und souveräne Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägter Blick für Prozessoptimierungen und die stetige Verbesserung von Abläufen
• Stetiger Servicegedanke mit einem starken Fokus auf Problemlösung
• Technik- und IT-Affinität sowie ein sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Teams, Outlook, SharePoint, Excel, etc.)
• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder ein vergleichbares abgeschlossenes Studium
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Benefits

• Attraktives Gehaltspaket mit i. d. R. unbefristetem Arbeitsvertrag
• Gute Absicherung mit arbeitgeberfinanzierter Altersversorgung (bAV)
• 30 Tage Jahresurlaub
• 2 zusätzliche freie Tage an Weihnachten (24.12.) und Silvester (31.12.)
• Flexibles Arbeiten vor Ort, im Homeoffice oder mit Remote Work
• Frei gestaltbare Arbeitszeiten nach den eigenen Bedürfnissen
• Jährliches Weiterbildungsbudget
• Vielfältige und bedarfsgerechte Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einmaliges Budget für die Einrichtung deines persönlichen Home Office
• Moderne und ergonomisch eingerichtete Büros in Frankfurt am Main, Berlin, Maxdorf, Düsseldorf, Essen und Wien
• Heiße und kalte Getränke, Obst und Snacks in unseren Büros für dein leibliches Wohl
• „Pluxee“-Karte mit monatlichem Guthaben
• Monatliche Zuschüsse zu „Lease a Bike“
• Attraktive Mitarbeiter-Rabatte mit „Corporate Benefits“
• Regelmäßige Get-togethers und Teamevents

Company Overview

• Finlex is a commercial insurance platform for corporates, brokers, and insurers. It was founded in 2015, and is headquartered in Frankfurt, Hessen, DEU, with a workforce of 51-200 employees. Its website is https://finlex.io.

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